Servican varautumista ja valmiussuunnittelua koordinoiva Tuire Puranen on yksi Servican kriisinhallintaryhmän jäsenistä yhdessä Servican johtoryhmän sekä tiedottajan kanssa. Puranen koordinoi yrityksen varautumista eri palveluiden osalta. Servican valmiussuunnittelua tehdään ja päivitetään jatkuvasti, jotta yrityksen toiminta olisi mahdollisimman varmalla pohjalla erilaisissa muuttuvissa tilanteissa.

– Meillä varautuminen voidaan ryhmitellä neljään eri osa-alueeseen, joista valmiussuunnittelu on tärkein osa-alue. Seuraavaksi tärkeitä ovat viestintä erikoistilanteissa, harjoittelu sekä koulutus ja yhteistyön tiivistäminen niin yrityksen sisällä kuin sen eri sidosryhmien kesken, Tuire Puranen kertoo.

Valmiussuunnitelmat päivittyvät jatkuvasti

Servican valmiussuunnittelu jakaantuu useampaan tasoon, joista koko organisaation valmiussuunnitelma toimii kattotason ohjeistuksena ja jakaantuu tarkempiin palvelukohtaisiin jatkuvuussuunnitelmiin. Nämä jatkuvuussuunnitelmat puolestaan jakaantuvat ohjeistuksiksi, joilla varmistetaan oikeat toimintamallit eri tilanteissa.

– Meidän valmiussuunnitelmia päivitetään vuosittain sekä myös tilanteiden niin vaatiessa. Tästä hyvänä esimerkkinä on viimeiset kaksi vuotta vaikuttanut korona-pandemia, joka on otettu huomioon toiminnan suunnittelussa sekä valmiussuunnitelmissa siten, että vastaavissa tilanteissa jatkossakin pystytään toimimaan hyvin varautuneena, ja näin turvaamaan palveluiden taso sekä saatavuus, Puranen sanoo.

Palvelukohtaisissa jatkuvuussuunnitelmissa on mietitty esimerkiksi ratkaisuja raaka-aineiden tai tuotteiden saatavuuden häiriöiden hallitsemiseksi, kuljetusten kriittisyysjärjestystä sekä varajärjestelmiä sähkökatkoksen tai muun vian estäessä laitteiden tai tietojärjestelmien käytön.

Viestintä on tärkeä osa toimintaa erikoistilanteissa

Tuire Puranen nostaa viestinnän tärkeäksi osaksi valmiussuunnittelua sekä erityisesti häiriötilanteiden käytännön tukitoimeksi. Oikea-aikaisella, hyvin valmistetulla ja avoimella viestinnällä pystytään tukemaan koko organisaation toimintaa sekä turvaamaan jokaisen sidosryhmän tiedonsaanti palvelujen ja toimenpiteiden mahdollisista muutoksista.

– Meillä on laadittu häiriötilanteiden varalta erillinen viestintäohje, joka päivittyy yhdessä valmiussuunnitelmien mukana, ja jonka päivittämisestä vastaa Servican tiedottaja, Puranen kertoo.

– Jatkuvaa ja avointa viestintää pyritään lisäksi tehostamaan erikoistilanteiden aikana, jotta varmistutaan koko yrityksen henkilöstön tiedonsaannista. Sisäisen viestinnän kanavina meillä on käytössä niin intranet kuin sähköposti, Puranen jatkaa.

Harjoittelua ja koulutusta

Servican varautumisen ylläpitoon kuuluvat myös jatkuva harjoittelu sekä ajanmukaiset koulutukset erikoistilanteiden osalta. Niissä Servica tekee tiivistä yhteistyötä mm. pelastusopiston, Kuopion kaupungin, KYS:in sekä eri Servican tiimien välillä.

– Harjoitusten osalta meillä esimerkiksi testataan ja harjoitellaan Secapp -sovelluksen ja virve-järjestelmän käyttöä ja toimintaa kuukausittain. Olemme osallistuneet Pelastusopiston järjestämiin varautumiskoulutuksiin ja lisäksi meidän kriisinhallinta ryhmästä osallistutaan vuosittain mm. MPK:n kurssille, sanoo Puranen.

– Lisäksi me tuemme Servican henkilöstön omatoimista varautumista kertaamalla esimerkiksi 72 tunnin varautumisohjeistusta omalle henkilöstölle, hän sanoo.

Tiiviillä yhteistyöllä on tärkeä rooli varautumisessa

Servican varautumisen ylläpitoon kuuluu myös tiivis yhteistyö eri toimijoiden välillä. Servican tekee varautumisessa yhteistyötä KYSin ja Kuopion kaupungin turvallisuuspäälliköiden sekä konsernin eri palvelujen vastuuhenkilöiden kanssa. Yhdessä valmistellaan sekä osallistutaan erilaisiin valmiusharjoituksiin, laaditaan suunnitelmia sekä resurssoidaan toimintaa häiriötilanteiden varalle.

Juttu on julkaistu ensimmäisen kerran huhtikuun uutiskirjeessä.

– Meille Servicalla on tärkeää, että meihin voi luottaa kaikissa mahdollisissa tilanteissa ja hyvällä varautumisella me haluamme varmistaa parhaan mahdollisen palvelukokonaisuuden tilanteista riippumatta, Puranen summaa.