Itä-Suomen yhteistyöalueen materiaalisen varautumisen toimintamallin hyötynä suurelle käyttömäärälle kilpailutettu hinta sekä laatu

Itä-Suomen yhteistyöalueen hyvinvointialueet Pohjois-Savo, Etelä-Savo, Keski-Suomi ja Pohjois-Karjala sekä Servica Oy käynnistivät marraskuussa 2022 yhteisen materiaalisen varautumisen kehittämiseen liittyvän pilottihankinnan, jonka tuoteryhmäksi valikoituivat tutkimus- ja leikkauskäsineet.

Käsineet kilpailutettiin 18 osa-alueena hyvinvointialueiden terveydenhuollon ja tukipalvelujen erilaisiin käyttötarkoituksiin. Hankittavien tuotteiden vaatimusmäärittelyt tehtiin yhteistyössä kaikkien hankinnassa mukana olevien tahojen kanssa ja tarjottujen tuotteiden laadun arvioinnissa oli mukana substanssiasiantuntijoita kaikilta Itä-Suomen yhteistyöalueen hyvinvointialueilta.

– Hyvinvointialueiden kanssa yhteistyö on sujunut koko ajan ongelmitta, vaikka projektin aikana eteen tuli useita haastavia tilanteita ja yllätyksiä, joihin kukaan meistä ei ollut osannut varautua ja, joiden takia projekti venyi hiukan yli tavoiteaikataulun, kertoo Servican hankinta-asiantuntija Virva Volanen.

Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen hygieniahoitaja Kirsi Ratilainen osallistui tutkimuskäsineiden vaatimusmäärittelyyn hygieniapuolen asiantuntijana. Hygieniahoitajan rooliin kuului selittää mitä EN-standardeja tarvitaan, että käsine on turvallinen ja täyttää terveydenhuollon vaatimukset. Koekäytössä testattiin käsineiden kestävyyttä, sekä esimerkiksi miten käsine tulee aseptisesti laatikosta pois.

– Vaatimusmäärittely sujui hyvin. Meitä oli monta asiantuntijaa, joten pystyimme jakamaan selvitettäviä asioita keskenämme. Hygieniahoitajien lisäksi vaatimusmäärittelyyn osallistui eri alueilla työskenteleviä kliinisiä asiantuntijoita, jotka tiesivät mitä käsineeltä vaadittiin työskennellessä, kommentoi Kirsi Ratilainen.

Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen hygieniahoitaja Minna Kärki osallistui pilottiin leikkauskäsineryhmän vetäjänä, asioiden koostajana ja viestijänä.

– Teamsin välityksellä pidetyissä palavereissa ryhmän jäsenet saivat kartoitettua tarvetilannetta, selvitettyä tarjontaa ja koottua käsineiden vaatimusmäärittelyt eri käyttötarkoituksia varten. Aktiivisten toimijoiden avulla tehtävät saatiin jaetuiksi tasapuolisesti, etteivät ne kuormittuneet liiaksi jollekin taholle. Ryhmässä mukana olleet osallistuivat hankkeeseen oman työnsä ohessa, eivätkä siten aina päässeet osallistumaan kokouksiin. Tämän vuoksi oli tärkeää pitää kaikki ajan tasalla ja suunnitelmallisesti edetä asioiden eteenpäin viemisessä aikatauluissa pysymiseksi, kertoo Minna Kärki.

Pilottihankinnan ensimmäisen vaiheen tuotteiden uudet sopimuskaudet alkavat vaiheittain Itä-Suomen yhteistyöalueen eri hyvinvointialueilla alkuvuoden 2024 aikana. Pilotoinnissa luotu uusi varautumisen toimintamalli otetaan käyttöön, kun uudet varautumisen tuotteiden sopimukset astuvat voimaan ja tuotteet ovat hyvinvointialueiden tilattavissa.

Itä-Suomen yhteistyöalueen hyvinvointialueiden ja Servican yhteisten hankintojen avulla tavoitellaan terveydenhuollon tarvikevalikoimien yhtenäistämistä ja keskittämisellä saavutettavia volyymietuja sekä tehokkaampaa logistiikkaketjua, joka on saavutettavissa nyt pilotoidulla varautumisen käsineiden hankinnan ja toimitusten uudella toimintamallilla. Yhteishankinnat myös parantavat potilasturvallisuutta, kun Itä-Suomen yhteistyöalueen kaikilla hyvinvointialueilla on käytössä samat tuotteet, joiden laatukriteerit on määritetty ja arvioitu hankintaprosessin aikana.

– Yhteistyöalueen yhteiset kilpailutukset jakavat työtaakkaa, joka on käsinehankinnoissa laaja. Lisäksi voidaan tehdä yhtenevät ohjeistukset. Uskoisin myös saatavuuden pysyvän tasaisempana ja parempana, kommentoi Kirsi Ratilainen.

– Ensimmäisenä hyötynä tulee mieleen suurelle käyttömäärälle kilpailutettu hinta, sekä toisena tärkeänä asiana laatu. Koko Itä-Suomen yhteistyöalueen hyvinvointialueiden käyttäjien hyväksymät, kriteerit täyttävät tuotteet ovat varmasti laadukkaita. Käytännössä etuina ovat myös saatavuus ja varmuusvarastointi. Lisäksi suurella käyttäjämäärällä mahdolliset tuotevirheet tai poikkeamat tulevat nopeammin ja selvemmin esille, pohtii Minna Kärki.

Yhteistyö sujui pilotin aikana hyvin ja kokemuksia voidaan hyödyntää jatkossa.

– Itse pidin kovasti tästä kokeilusta. Käsineisiin ja etenkin tutkimuskäsineisiin osallistuva ryhmä oli ehkä turhankin laaja. Saattaisi olla helpompi tehdä samankaltaisella alueellisella ja moniammatillisella, mutta hieman pienemmällä ryhmällä jatkossa vastaavia hankintoja. Pienemmän ryhmän etuja olisi helpompi tavoitettavuus ja ehkä aikataulujenkin sopiminen, pohtii Kirsi Ratilainen.

– Pilottihankinta oli mittava ja erittäin mielenkiintoinen projekti sekä Servicalle että itselleni. Olen todella iloinen saatuani osallistua projektin toteutukseen ja läpi viemiseen. Opin matkan varrella paljon, myös kantapään kautta, ja uskon että kokemuksistani on hyötyä jatkossa, kommentoi Virva Volanen.

– Yhteistyön voima ja asian hyvin toteuttamisen tahto näkyi läpi koko prosessin. Todella isot kiitokset ihan kaikille pilotin leikkauskäsine työryhmään osallistuneille, päättää Minna Kärki.